Como escolher a melhor empresa de formatura?

18/03/2021 - 1

Com base na história da maior parte dos formandos, graduandos e/ou universitários, as empresas de formatura quase sempre estiveram presentes, visto que, para aqueles que tiveram interesse em realizar uma festa para comemorar a sua colação de grau, dá-se necessário buscar uma empresa competente para realizar tal feito.

Como para muitos, negociar com uma empresa que já está há mais tempo no mercado para decidir um contrato de 2 anos é algo novo e, mesmo para aqueles com mais experiência, é importante estar ciente de todos os pontos.

Dado isso, criamos esse artigo para esclarecer todas as dúvidas e ajudar você a tomar a sua decisão da melhor maneira possível.

Depois que você ler, conta para gente o que achou e compartilha com quem você acha que esse post pode ajudar também.

O que são empresas de formatura?

De início, é mais que importante definirmos e deixarmos na mesma página a definição do que é, efetivamente, uma empresa de formatura.

Fique aqui comigo que vou te explicar tudo.

O período de graduação de uma turma de universidade gira em torno de 5 anos. Existem casos que podem ser mais, como medicina, por exemplo, ou até menos, como cursos para tecnólogos.

Durante esse período, os alunos, ou universitários (se preferir), passam a maior parte do seu tempo se dedicando ao estudo e, muitos ainda, trabalham, concomitantemente.

Geralmente, o curso é separado por semestres, alguns podem ser ano ou até trimestre, variando de acordo com a universidade. Chamaremos esses semestre de FASES daqui em diante. Logo, um curso de 5 anos, possui, nesse caso, 10 fases.

Ao final do curso, é formalizado a graduação através de um evento que chamamos de colação de grau, que, por norma, a maior parte das universidade já possuem um formato próprio de realização desse evento, contudo, não nos estenderemos aqui para falar sobre isso.

A partir disso, muitos universitários gostam, também, de realizar uma festa de formatura, a fim de comemorar a sua colação de grau.

É aí que as empresas de formatura entram. São elas que conhecem os protocolos desse tipo de festa e que sabem organizar um evento exclusivo para isso.

Essas empresas, como a LCL Eventos, por exemplo, são especializadas em organizar, decorar e executar eventos que são únicos na vida dos formandos. Logo, vê-se a importância de se escolher com muita cautela qual será a empresa a realizar tal evento, que falaremos a seguir.

Qual a importância de escolher bem uma empresa de formatura?

Para entendermos melhor o quão essa decisão é importante, vamos contar uma pequena história.

Imaginemos aqui o Joaquim e a Maria Fernanda, amigos e estudantes de direito na Universidade do Oeste de Santa Catarina - UNOESC de Joaçaba, no período noturno. Tanto ele, quanto ela, não se conheciam antes de entrar na faculdade, porém ambos entraram na mesma fase do curso.

Após estudar e passar pela prova do vestibular, Maria e Joaquim passam os próximos 5 anos da sua vida se dedicando quase que exclusivamente para o estudo para que, posteriormente, eles possam trabalhar, efetivamente, nas suas respectivas áreas.

Maria escolheu o curso no período noturno, pois durante o dia ela precisava trabalhar e pagar as suas contas de casa, enquanto Joaquim quis aproveitar o tempo de dia para encontrar um estágio na área para obter experiência na área.

Essa história está te lembrando alguém? Se sim, conta para gente!! Adoramos conhecer as histórias de vocês.

Pois bem, continuando...

Trabalhando durante o dia, assistindo aula a noite e estudando de madrugada, Joaquim e Maria ainda encontravam tempo para família, socializar com os amigos e, até, praticar esportes para cuidar da saúde.

Sonhando já com a finalização da sua graduação, os dois decidem fazer parte da comissão de formatura (como se já não bastasse a falta de tempo dos dois) para organizar uma festa de comemoração do seu esforço. Um evento único nas suas vidas, que jamais poderão repetir, pois mesmo que eles decidam fazer outro curso, posteriormente, já será uma outra realidade, outras batalhas, outras festas.

Depois de conversar com algumas empresas, Joaquim e Maria recebem 3 propostas, conferem o escopo das mesmas e decidem por ficar com a mais barata, sem checar mais nada além disso.

Pois bem, passado o tempo de contrato, chega a tão idealizada formatura e tudo que Joaquim, Maria e o restante da turma esperam é que tudo seja espetacular, visto todo esforço realizado por eles para chegarem até ali. Aquele momento deve ser único.

A formatura se inicia e logo quando Maria chega a festa, ela é recebida pelos recepcionistas de forma grosseira e sem saber lhe indicar onde fica a sua mesa de convidados.

Joaquim passou rápido pela recepção da festa e vai direto para sua mesa que estava próximo, fácil de achar. Porém, ao chegar nela percebe que a quantidade de cadeiras que havia sido disposta para ele não estava de acordo com o que foi solicitado.

Para piorar, na hora da chamada aos formandos no palco, quando cada formando é chamado pelo seu nome e respectiva música, o mestre de cerimônias confunde toda a lista e coloca a música do Joaquim na vez da Maria e vice-versa. Um desastre!

Tudo se acumula e Joaquim e Maria acabam de ter um dia que não gostariam de lembrar.

Nem preciso explicar mais o quão essa tomada de decisão é importante agora, não é?

Problemas como esses podem ocorrer com qualquer empresa ou situação, mas há um jeito de, ao menos, mitigarmos esses equívocos durante o período de negociação e decisão da empresa.

Para isso, dedicamos a parte seguinte desse artigo para te explicar como realizar essa comparação de empresa de formatura, da melhor maneira possível.

Como comparar as empresas de formatura?

Depois de entender o que é uma empresa de formatura e a importância de saber decidir qual contratar para organizar e executar a sua festa, passaremos a explicar como comparar de forma mais precisa as empresas e ser o mais assertivo possível, independente da sua localização ou fase da faculdade em que está.

Em qualquer negociação de serviço, onde há aspectos relativamente subjetivos, como a qualidade, por exemplo, vê-se necessário atribuir alguns parâmetros de comparação, ou seja, nunca devemos decidir uma empresa de formatura apenas pelo preço.

Para isso, sugerimos que seja utilizado os seguintes parâmetros, nessa ordem:

• Indicações;
• Histórico;
• Escopo;
• Cidade sede;
• Quantidade de brindes;
• Preço;

Inclusive, você poderá utilizar critérios de exclusão, como, por exemplo, se a empresa X nunca realizou um evento na minha cidade, não queremos contratar.

Mas fica tranquilo que vamos destrinchar cada um desses parâmetros a seguir.

Indicações

Há um ditado que no mundo dos negócios é muito falado que é: "o cliente é o nosso melhor vendedor.". E isso é verdade. Se uma empresa prestou seu serviço com alta qualidade, os clientes que por ali passaram falarão dela, mesmo que inconscientemente, isto é, sem a real intensão de "vender o peixe" da empresa.

Da mesma maneira que uma boa prestação de serviço será bem falado, uma má prestação dela será também propagado. A recíproca é verdadeira.

Veja bem, o que estou fazendo aqui é te convencendo de que uma opinião amiga é sempre bem vinda e NECESSÁRIA.

Depois de tantos anos de evolução do marketing e vendas, o único processo que nunca "saiu de moda" e que, na minha opinião, nunca sairá é o famoso "boca-boca". Até porque te faço a seguinte pergunta: você contrataria ou já contratou um serviço que alguém falou mal dele depois de já ter passado perrengue?

Visto isso, para te ajudar, destaquei aqui algumas perguntas que você pode fazer para as pessoas que já se formaram ou que ainda estão em atendimento de uma determinada empresa para saber o que elas acham ou acharam:

• Como foi o atendimento durante o período pré-festa?
• E o atendimento durante a festa?
• O pós-venda foi bem atendido?
• Você passou algum perrengue durante esse processo?
• Contrataria essa empresa novamente?
• Me recomendaria contratar a empresa X ?

Como eu falei anteriormente, fizemos esses critérios nessa ordem pois dependendo da fase, já é um motivo para descartar essa empresa da negociação.

Por questões morais e empáticos com a empresa de formatura, sempre que ao descartar ela de uma negociação, passe o feedback para ela, isso é sempre importante para que ela evolua e saiba que há pontos de melhoria no seu serviço.

Histórico

Esse critério vai muito de encontro com o anterior, pois apesar de serem parecidos, quero destacar alguns pontos.

Há casos em que você, talvez, não conheça uma pessoa que já tenha passado pelo serviço dessa empresa e, por isso, devemos recorrer a algum outro método para nos passar esse feedback histórico.

Para isso, recomendamos que, inicialmente, você vá até o site do Reclame Aqui e procure pelas empresas de formatura pelas quais você está negociando.

Avalie quantas reclamações já foram feitas, quais foram elas, se elas foram respondidas, ou não, e qual a sua pontuação frente ao site.

Mas cuidado e atenção!

Nesses momentos, nós tendemos a julgar a empresa pela primeira vista. Então, quando você estiver avaliando as reclamações, é crucial que você verifique as datas dessas reclamações, porque muitas vezes você pode estar vendo algo muito antigo que já não corresponde mais ao cenário atual da companhia de formatura.

Outra fonte de consulta para isso é você entrar nos principais canais das empresas de formatura e procurar os comentários dos atuais e antigos clientes dela. Você pode ver isso através de lugares como:

• Redes sociais (Instagram, Facebook, Twitter,...);
• Site da empresa;
• Pesquisa de google;

Até essa parte da avaliação você conseguirá definir as questões mais subjetivas do processo e que, na minha opinião, são as mais cruciais para decisão final.

A seguir veremos alguns tópicos que são mais objetivos de avaliar.

Escopo

Pode parecer simples, mas aqui está um ponto que muitas empresas de formaturas reclamam pois se sentem injustiçadas na decisão final pelo cliente.

Mas, como assim? Calma que vou explicar...

Projetos e orçamentos de formaturas são, na maior parte das vezes, longos e complexos.

Obviamente, cabe a empresa de formatura saber transparecer, ao máximo, a sua proposta para não deixar o seu potencial cliente confuso.

Mas, o que quero dizer aqui é que uma formatura envolve muitos itens e variantes. Desde que pequenos arranjos, até a banda ou gerador de energia.

O ponto importante nessa etapa é ficar bem claro, exatamente, o que cada empresa está propondo, pois muitas vezes ocorrem de uma empresa X, por exemplo, está mais barata que a empresa Y, no valor total, contudo, pode ser uma questão de escopo, onde a Y incluiu um material a mais do que a X, o que destoou o orçamento.

Cidade sede

É muito comum os formandos relacionarem um empresa de fora como uma empresa boa. Acredito que isso vem de uma cultura da importação, de impressão de que a grama do vizinho é sempre mais verde que a nossa.

Não estou dizendo aqui que pegar empresas de fora da sua cidade é ruim, mas é um critério de avaliação.

Acredito que esse não seja um ponto de exclusão, mas de atenção. Isto é, se você está avaliando uma empresa A, a qual possui a sua sede e seus materiais e prestadores de serviço a, aproximadamente, 400 km da sua cidade, acredito que há alguns pontos que você pode perguntar a empresa antes de seguir com a decisão. Como:

• Como vocês nos darão suporte durante o processo pré-evento?
• O que vocês farão para não onerar o preço de deslocamento no nosso orçamento?
• Por que eu deveria contratar vocês e não alguma empresa que está próximo a mim?
• Os materiais que vocês utilizarão são de vocês ou será terceirizado?

Lembre-se sempre que a contratação não envolve apenas o evento em si, mas também o pré e o pós evento. Por isso da importância de ter essas respostas na mão.

Brindes

Eis aqui uma questão polêmica entre as empresas de formatura. Venho aqui para alertá-lo(a) sobre isso para que você não corra nenhum risco nas propostas recebidas.

Para quem recebe uma proposta que está cheio de bônus e brinde é sempre maravilhoso, até porque, quem não gosta de receber coisa de graça.

De graça até injeção na testa, não é mesmo?

Mas aí que está o perigo.

Utilizar o critério de quem fornece mais brinde é compreensível na ótica do formando, porém o alerta que faço aqui é referente ao exagero.

Pense o seguinte. A empresa A e a empresa B, te oferecem 5 brindes cada uma e a empresa C te oferece 20 brindes. Pera aí! Quem vai pagar toda essa conta?

Então, caso isso ocorra, novamente, volte a lista e verifique o que está acontecendo. Se necessário, volte a falar com as empresas de formatura e tire as dúvidas.

Um outro ponto importante aqui é quanto ao porte dos brindes, isto é, um canudo de formatura não tem a mesma proporção de uma cabine fotográfica, por exemplo.

Então, nesse exemplo acima, verifique se a empresa C não está oferecendo brindes desproporcionais ao que as empresas A e B estão oferecendo, apenas como meio de parecer melhor.

Um bom jeito de evitar isso é solicitar que as empresas forneçam os mesmos brindes. Você pode solicitar isso, assim terá propostas equalizadas.

Preço

Por fim, mas não menos importante, coloquei o critério PREÇO. E perceba que coloquei ela por último, propositalmente.

Não quero dizer para você que você deve sempre pagar o mais caro. Se foi isso que você entendeu, volte alguns subtítulos e releia o artigo.

O ponto aqui é definir qual a empresa que me ofereça o melhor serviço por um preço JUSTO.

Aqui faço uma única atenção que você deve usar, juntando com o critério de escopo. Avalie os itens dos orçamentos e verifique se esses preços estão equalizados ou parecidos. Se estiver muito divergentes um do outro, questione as empresas.

Conclusão: Como decidir, finalmente, a empresa vencedora?

Ufa, depois de toda essa explicação, eu ainda não entendi como que podemos escolher a empresa correta para minha formatura. Afinal, mostrei aqui vários critérios pelos quais eu deveria olhar. Mas, como tomar a decisão final?

E aqui vai a dica final.

Utilize o que chamamos de "scorecard" ou "tabela de pontuação".

Basicamente, você cria uma tabela simples, incluindo os critérios e realizando uma pontuação que você mesmo crie para atribuir a cada empresa. Como exemplo na tabela abaixo:

Para pontuação você pode realizar da melhor maneira que vocês encontrarem. Você pode colocar apenas como "bom" ou "ruim" e somar os pontos bons. Você pode dar uma nota de 1 a 5, onde 1 é ruim e 5 é bom e você pode até realizar ponderação (peso) de acordo com os critérios que achar mais relevante e realizar uma média ponderada ao final.

Espero que eu possa ter te ajudado nesse processo e se você gostou, compartilhe com quem você acha que possa gostar também.